Du hast Odoo im Betrieb: Rechnungen, Lager, vielleicht auch die Kassa. Deine Steuerberatung arbeitet aber mit BMD, der Buchhaltungssoftware, die in Österreich in sehr vielen Kanzleien läuft. Und dazwischen? Oft ein Ordner voller Ausdrucke, eine Excel-Liste und am Monatsende Rückfragen, welcher Kunde jetzt welches Konto hat.
Der naheliegende Gedanke ist: Ein Export spart Zeit. Stimmt, aber das ist nicht der große Gewinn. Der eigentliche Unterschied ist, dass niemand mehr Daten händisch von einem System ins andere tragen muss. Was in Odoo gebucht ist, kommt genau so bei der Kanzlei an. Keine Abschreibfehler, keine vergessenen Belege, keine zwei Wahrheiten. Aus zwei getrennten Welten – deinem ERP-System und deiner Steuerberatung – wird eine durchgehende Verbindung.
Wir haben dafür ein eigenes Odoo-Modul gebaut, das bereits bei mehreren Betrieben läuft. In diesem Artikel zeigen wir dir, worauf es beim BMD-Export ankommt – egal, ob du unser Modul nutzt oder nicht.
Was wandert eigentlich von Odoo nach BMD?
Zwei Arten von Daten:
- Personenkonten: Jeder Kunde braucht in BMD ein eigenes Konto (Debitor), jeder Lieferant ebenso (Kreditor). Ohne diese Konten kann BMD keine Rechnung zuordnen.
- Buchungen: Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und die Kassaumsätze.
Übergeben wird das als CSV-Datei, also als einfache Tabellendatei. Klingt banal, aber BMD erwartet ein ganz bestimmtes Format: Zeichensatz (sonst werden aus Umlauten Hieroglyphen), Trennzeichen, Zeilenende, Buchsymbole und Steuercodes. Stimmt eine Kleinigkeit nicht, scheitert der Import oder – schlimmer – er klappt, aber die Zahlen landen falsch.
Die Reihenfolge zählt: erst Konten, dann Buchungen
BMD braucht das Konto, bevor darauf gebucht wird. Deshalb läuft der Monatsabschluss immer in dieser Reihenfolge:
- Debitoren exportieren: alle Kunden, die noch nie übertragen wurden, und alle, bei denen sich Adresse, UID-Nummer oder Bankverbindung geändert hat.
- Kreditoren exportieren: dasselbe für Lieferanten.
- Buchungen exportieren: Zeitraum wählen, Belegarten auswählen, auf Wunsch die Rechnungs-PDFs gleich mit in ein ZIP packen.
- In BMD importieren: in genau derselben Reihenfolge.
Ein guter Export merkt sich, was schon übertragen wurde. Exportierst du denselben Monat ein zweites Mal, kommen nur die neuen Belege mit. So gibt es keine doppelten Buchungen, auch wenn noch eine späte Rechnung nachkommt.
Kundennummern: der unterschätzte Teil
Die meisten Probleme entstehen nicht bei den Beträgen, sondern bei den Kontonummern. Ein paar Regeln, die sich bewährt haben:
- Nummern automatisch vergeben, sobald ein Kunde oder Lieferant angelegt wird. Ansprechpartner einer Firma bekommen keine eigene Nummer.
- Nummernkreise mit der Steuerberatung abstimmen, damit neue Nummern nicht mit bestehenden BMD-Konten kollidieren.
- Bestehende BMD-Nummern übernehmen, bevor der erste Export läuft. Sonst hat ein langjähriger Kunde plötzlich zwei Konten.
- Prüfen beim Speichern: nur Ziffern, richtige Länge, keine doppelten Nummern.
Und ja: Ein Partner kann beides sein, Kunde und Lieferant. Dann hat er in BMD zwei getrennte Konten.
Kassa: hier wird es heikel
Die Kassa ist der Teil, an dem einfache Exporte gerne scheitern. Worauf du achten solltest:
- Nur geschlossene Kassensitzungen exportieren. Solange eine Kassa offen ist, ist noch nichts gebucht.
- Keine doppelten Buchungen: Hat ein Kassenauftrag eine Rechnung, läuft er als Ausgangsrechnung, nicht zusätzlich als Kassabuchung.
- Konto je Zahlungsart: Bar geht auf das Kassenkonto, Karte auf ein Verrechnungskonto. Zahlt jemand gemischt, wird aufgeteilt – zum Beispiel 2.436,85 € in 1.436,85 € bar und 1.000,00 € mit Karte.
- Verdichten statt aufblähen: eine Zeile je Auftrag, Erlöskonto, Steuersatz und Zahlungsart, nicht eine Zeile je verkauftem Produkt. Das freut deine Steuerberatung.
Fehler passieren – so korrigierst du sauber
Eine Rechnung war falsch, ist aber schon exportiert? Dann sollte sie in Odoo nicht einfach still geändert werden können, sonst stimmen Odoo und BMD nicht mehr überein. Sauber ist dieser Weg: Export zurücksetzen, Beleg korrigieren, neu exportieren. Die alte Datei bleibt zur Nachvollziehbarkeit gespeichert.
Wichtig: Wurde die Datei schon in BMD importiert, muss die Buchung auch dort storniert werden. Das Zurücksetzen in Odoo wirkt nicht auf BMD.
Was du vorher mit deiner Steuerberatung klären solltest
Bevor der erste Export läuft, lohnt sich ein kurzes Gespräch mit der Kanzlei. Diese Fragen tauchen jedes Mal auf:
- Welcher BMD-Steuercode gilt für welche Steuer (20 %, 10 %, 13 %, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Drittland)?
- Welche Buchsymbole verwendet die Kanzlei, zum Beispiel für Eingangsgutschriften?
- Ab welcher Nummer beginnen neue Debitoren und Kreditoren?
- Welche Konten gelten je Kassa und Zahlungsart?
- Braucht die Kanzlei die Rechnungs-PDFs?
- Wo werden offene Posten verwaltet – in Odoo oder nur in BMD?
Am besten testet ihr den ersten Import gemeinsam, mit echten Belegen aus einem Testsystem.
Und wenn deine Kanzlei nicht mit BMD arbeitet?
BMD ist in Österreich sehr verbreitet, aber nicht die einzige Software. Das Prinzip bleibt dasselbe: Konten zuerst, dann Buchungen, im Format, das das Zielprogramm erwartet. Wir haben den Export bereits für ein anderes Buchhaltungsprogramm angepasst. Frag uns einfach, welche Software deine Kanzlei verwendet.
Ehrlich gesagt lohnt sich die Einrichtung aber nicht immer: Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat ist der Abstimmungsaufwand vielleicht größer als der Nutzen. Spannend wird es, wenn jeden Monat viele Rechnungen, Lieferanten und Kassaumsätze zusammenkommen.
Unser BMD-Export für Odoo
Weil wir dieses Problem bei mehreren Betrieben hatten, haben wir bei COMM-WAY ein eigenes Odoo-Modul dafür entwickelt: BMD-Export (Österreich). Es ist bei mehreren Kunden im Einsatz, deckt alles ab, was oben steht, und kommt bald in den Odoo App Store. Die Einrichtung in Odoo dauert rund eine Viertelstunde, die eigentliche Arbeit ist die Abstimmung mit deiner Steuerberatung – und dabei helfen wir dir gern.
Mehr dazu findest du auf unserer Seite Odoo BMD-Schnittstelle. Und wenn du wissen willst, ob das für deinen Betrieb passt: Lass uns reden.